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Unser Prozessbestand und Lebenszyklus
Bei dmTECH gibt es eine Vielzahl an Prozessen, die automatisiert von Softwaresystemen ausgeführt werden. Hierzu zählen beispielsweise
RPA-Prozesse, bei denen ein Software-Roboter einen Menschen nachahmt und mit einem Programm interagiert, oder
technische Prozesse, die große Datenmengen verarbeiten und Infrastruktur automatisiert steuern. Ein Beispiel hierfür ist die automatisierte Filialdisposition.
Um einen Prozess zu automatisieren, muss der Prozess zunächst beschrieben werden. Basierend auf dieser Beschreibung erstellen wir ein Modell, das ein Softwaresystem automatisiert ausführt. Während der Ausführung wird der Prozess kontinuierlich überwacht. Anhand der dabei generierten Performance-Daten können wir den Prozess weiterentwickeln. Hinter jedem Prozess steckt dieser Lebenszyklus, der kontinuierlich durchlaufen werden sollte.
Das Problem degradierender Prozesse
Unser Unternehmen entwickelt sich stetig weiter. Dadurch entstehen zum einen neue Prozesse, zum anderen müssen wir bereits bestehende Prozesse an neue Bedingungen anpassen.
Aufgrund des großen Bestandes kann es allerdings passieren, dass der Überblick über diese Vielzahl an Prozessen verloren geht und Prozesse dadurch nicht weiterentwickelt werden. Die Folge: Der Lifecycle dieser Prozesse steht still, wodurch die Prozesse degradieren, also veralten.
Wenn ein Prozess nicht weiterentwickelt wird, passt er unter Umständen nicht mehr zum aktuellen Unternehmenskontext, nutzt veraltete Technologien oder wird in seiner Form gar nicht mehr gebraucht. Da aber niemand den betroffenen Prozess weiter betrachtet, läuft der Prozess stetig weiter und verbraucht unnötig Ressourcen.
Wo früher z. B. noch Dateien über Laufwerke hin und her kopiert wurden, interagieren die Systeme mittlerweile direkt miteinander. Daher ist es so wichtig, dass wir unsere Prozesse regelmäßig überprüfen, um so ressourcenschonend zu arbeiten.
Process Lifecycle Management
Um degradierenden Prozessen entgegenzuwirken, setzen wir auf ein Process Lifecycle Management. Unsere Vision ist es, für jeden technischen Prozess eine Art Gütesiegel zu haben. Hierfür haben wir uns von der bekannten TÜV-Plakette inspirieren lassen, die die regelmäßige Prüfung von Fahrzeugen in einem vorgegebenen Rhythmus sicherstellt.
Ähnlich der TÜV-Plakette für Fahrzeuge möchten wir bei unseren technischen Prozessen sicherstellen, dass sie kontinuierlich weiterentwickelt werden und zum aktuellen Unternehmenskontext passen. So stellen wir sicher, dass sich Prozessverantwortliche aktiv mit ihren Prozessen befassen und diese weiterentwickeln.
Der Prozess-Steckbrief als Basis für das Siegel
Das Process Lifecycle Management System benötigt Daten, anhand derer der Prozess bewertet werden kann. Hierzu erhält jeder technische Prozess einen Prozess-Steckbrief. Dieser beinhaltet beispielsweise eine Beschreibung, die Kritikalität, den Business Impact, einen Link zur Dokumentation und die prozessverantwortliche Person.
Diese und weitere Metadaten besitzen alle einen technischen Zeitstempel, zu dem sie angelegt wurden. Das System iteriert regelmäßig über diese Daten und prüft, ob ein Zeitstempel älter als beispielsweise zwei Jahre ist.
Weiterhin bezieht das Process Lifecycle Management System auch die Ausführungsdaten mit ein. Hierzu zählen z. B. die Anzahl von Prozessabbrüchen oder Laufzeitüberschreitungen in den letzten sieben Tagen.
All diese Meta- und Performancedaten werden im Process Lifecycle Management System gebündelt und aggregiert. Erfüllt der Prozess die erforderlichen Kriterien, so erhält er vom System ein Siegel. Diese Kriterien müssen regelmäßig überprüft werden.
Sollte ein Prozess die Siegelkriterien nicht mehr erfüllen, wird die prozessverantwortliche Person darüber informiert. Sie erhält eine genaue Beschreibung, warum der Prozess kein Siegel erhält. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Dokumentation veraltet ist oder der Prozess sehr häufig abbricht.
Ausblick
Das Process Lifecycle Management bietet die Grundlage für eine kontinuierliche Prozessbetrachtung. Es stellt sicher, dass der Lebenszyklus unserer technischen Prozesse kontinuierlich betrachtet wird.
Durch das Sammeln und Darstellen der Metadaten im Prozess-Steckbrief ergeben sich zudem weitere Anknüpfungspunkte. So könnten hier der Ressourcenverbrauch oder die Kosten des Prozesses angezeigt werden, die bei der Ausführung anfallen. Mit dem Sichtbarmachen dieser Informationen könnten Prozessverantwortliche entscheiden, ob ihr Prozess tatsächlich so häufig ausgeführt werden muss oder ob ein größeres Ausführ-Intervall ausreicht. Somit können Kosten und Ressourcen eingespart und gleichzeitig zur Nachhaltigkeit des Unternehmens beigetragen werden.